Všichni jsme zažili, že nám někdo poslal e-mail, který nebyl zrovna příjemný, a v zápalu okamžiku může být těžké přijít na nejlepší způsoby, jak na neslušný e-mail reagovat. Pro začátek je občas obtížné skutečně zjistit, zda dotyčný chtěl být neslušný, nebo ne, protože většinou e-mailující osobu neznáme na osobní úrovni natolik, abychom posoudili, zda to myslela zle. Nebo ji možná neznáme natolik dobře, abychom věděli, zda má jen špatnou náladu a neumí jednat s lidmi. Nevíme, zda jsme dotyčného naštvali a on je k nám skutečně neslušný nebo na nás naštvaný z jakéhokoli důvodu, a může nás frustrovat, že tam s ním nejsme osobně, abychom se mohli přímo bránit. Ať už je to jakkoli, a ať už jednáte s kolegou, šéfem, přítelem, členem rodiny nebo jen s cizím člověkem, ujistěte se, že znáte nejlepší způsoby, jak reagovat na neslušný e-mail, abyste si zachovali profesionalitu, úroveň a dobrou pověst.
1 Počkejte hodinu
Nejdůležitějším ze všech způsobů, jak reagovat na neslušný e-mail, je ve skutečnosti zpočátku nereagovat vůbec. Vyjděte z e-mailu a nechte si to v sobě „uležet“ alespoň hodinu, ne-li celý den. Nemusíte odpovídat hned, protože vaše odpověď bude čistě v obraně a s největší pravděpodobností bude znít neprofesionálně, defenzivně a kvůli zatemněnému hněvu nebudete schopni skutečně říci, co cítíte. Musíte také počkat, abyste zjistili, zda náhodou nečtete nesprávně mezi řádky toho, co e-mail říká. Mnoho a mnoho problémů může způsobit, že vám někdo pošle neslušný e-mail, což s vámi nemusí mít nic společného. Žárlivost, stres, nedorozumění, zastrašování, neznalost toho, jak jednat s lidmi, atd. – to vše jsou důvody, proč vám někdo může poslat neslušný e-mail, aniž byste si to zasloužili. Zamyslete se nad tím, proč ho možná poslal, pokud to ještě nevíte, a neodpovídejte hned.
2 Buďte profesionální
Dále, když odpovídáte někomu, kdo vám poslal neslušný e-mail, buďte profesionální. Nepište o tom, jak moc se na něj zlobíte, ani nebuďte defenzivní. Působí to jen dětinsky a pravděpodobně to odstartuje e-mailovou hádku, což je prostě hloupé. Místo toho buďte profesionální a ukažte mu, že jste nad věcí. To vám může pomoci nejen naučit se lépe zvládat životní nezdary, ale také vás to naučí, jak se povznést nad někoho jiného, kdo je neslušný, což se pravděpodobně stane více než jen tentokrát.
3 Hoďte to za hlavu
Nemůžete změnit to, že vám někdo poslal neslušný e-mail, tak proč se tím nechat rozhodit? Nejlepší je hodit to za hlavu a brát to prostě jako „záležitost obchodu“. Takové věci se jednou za čas stanou každému z nás. Hoďte to za hlavu a pokračujte ve svém dni. Přistupujte k tomu s lehkým srdcem a s největší pravděpodobností to celkově zvládnete mnohem lépe. I když vás to v hloubi duše štve, zkuste to prostě hodit za hlavu a jít dál.
4 Omluvte se
Ať už jste v právu, nebo ne, nejlepší způsob, jak jednat s někým, kdo vám poslal neslušný e-mail, je začít e-mail po úvodním pozdravu slovy „Omlouvám se“. Bude to ta poslední věc, kterou budete chtít udělat, ale poslouchejte mě. Musíte se omluvit za to, že se na vás zlobí, ale neomlouvejte se za nic, co jste udělali, pokud nejste v právu. Když začnete e-mail slovy: „Vážený pane/paní ****, je mi opravdu líto, že vás tato situace rozčílila, nicméně jsem si jistý, že v této věci dokážeme najít společné porozumění,“ nebo něčím podobným, obranyschopnost druhé osoby okamžitě klesne. Poté se pravděpodobně budou cítit hloupě, že vám poslali neslušný e-mail, když je jasné, že se ovládáte tak úžasně profesionálně lépe než oni.
5 Neberte si to osobně
Ačkoli e-mail může znít osobně, snažte se nebrat si neslušný e-mail k srdci, i když vás dotyčný zná na osobní úrovni. Při e-mailové korespondenci je opravdu těžké číst mezi řádky. Neznáme proměnlivé okolnosti, jako třeba zda se dotyčný minulou noc dostatečně vyspal, což ho činí mimořádně náladovým, nebo zda je hladový a náladový, nebo zda ho ten den naštval šéf. Mohli se dokonce pohádat doma nebo mít finanční potíže. Někdy všichni řešíme situace neslušně, i když si přejeme, abychom to neudělali, protože jiné faktory v našem životě způsobily, že jsme byli „zkratovaní“, jak tomu říkám. Neberte si osobně, když vám někdo pošle neslušný e-mail. Je to jen plýtvání vaší drahocennou energií.
6 Buďte struční a milí
Když dotyčnému odpovídáte, po napsání úvodní omluvy byste měli e-mail také udržovat stručný a milý. Není třeba o věcech sáhodlouze mluvit. Prostě odpovězte profesionálně a zrale. Kromě toho není třeba zacházet do podrobností. Mohlo by to vést jen k tomu, že prozradíte, jak vás jejich e-mail rozhodil, což věci vůbec nepomůže.
7 Najděte společnou řeč
Když odpovídáte na neslušný e-mail, ať už jde o pracovní nebo osobní e-mail, měli byste se v určitém okamžiku pokusit s dotyčným dojít k nějakému porozumění. Nikdy není dobrý nápad nechávat věci v negativním světle. Poté, co mu profesionálně odpovíte, udělejte vše pro to, abyste věci ukončili v dobrém a zároveň k sobě byli spravedliví. Pokud jste si neslušný e-mail skutečně nezasloužili, pak není důvod se po vaší odpovědi pokoušet o pokračování partnerství nebo vztahu. Volba je na vás. Pokud se jedná o vztah, který musíte udržovat z pracovních nebo osobních důvodů, pak se prostě snažte najít zlatou střední cestu, aniž byste vyvolali rozruch. Pokud to není možné, alespoň se snažte odpovědět co nejprofesionálněji a nechte to tak s vědomím, že jste se snažili.
Naučit se reagovat na neslušné e-maily není nikdy snadné. Všichni jsme se už setkali s tím, že k nám byl někdo neslušný, a jsou to jedny z mých nejméně oblíbených e-mailů, které dostávám, a jsem si jistý, že i vašich. Jak reagujete na neslušný e-mail vy?