Кому не помешают полезные советы по организации бумаг? Кажется, что безбумажное общество останется мифом, потому что жалобы на постоянно растущее количество бумажной работы остаются обычным делом для среднестатистического домовладельца и бизнесмена. Каждому следует организовать документы так, чтобы личные и финансовые бумаги было легко найти — это относится не только к вам, но и к любому другому человеку, которому может понадобиться информация. Вот полезные советы по организации бумаг, которые помогут вам справиться с требованиями по отслеживанию вашего бесконечного бумажного следа.
1 Всегда готов
«Всегда готов» — это девиз Береговой охраны США, но он хорошо проверен на практике многими поколениями. Он все еще может работать на вас сегодня как один из советов по организации бумаг. Вы никогда не знаете, когда и кому понадобится срочный доступ к любому из ваших документов, особенно если вас нет рядом! Чтобы начать приводить документы в порядок, разложите их на две стопки: те, от которых нужно избавиться, и те, которые нужно сохранить.
2 Хранить и выбрасывать
Большой вопрос для многих из нас — какие документы нам нужно оставить, а какие должны уйти. Ваши ежемесячные чеки на выплату зарплаты, выписки со счетов инвестиций нужно хранить только до тех пор, пока вы не получите годовые формы W-2 и 1099. Вы можете избавиться от выписок по кредитным картам, банковских выписок и счетов, которым более одного года. Другие документы, которые можно превратить в макулатуру, включают устаревшие страховые полисы и ежегодные выписки по социальному обеспечению. Кроме того, есть просроченные гарантии, руководства по эксплуатации для прошлых товаров и другие ненужные, занимающие место бумаги.
3 Будьте избирательны к бумагам
Совет по организации важных документов заключается в том, чтобы убедиться, что они не нужны для налоговых целей, таких как домашний офис или подтверждение других расходов, подлежащих вычету. Вам может быть полезно спросить своего адвоката и финансового консультанта, какие документы, если таковые имеются, у них есть в файле, связанном с их делами с вами. Также подтвердите, как долго они хранятся!
4 Разработка системы безопасного хранения
Теперь у вас должна быть значительно уменьшенная стопка бумаг. Пришло время создать систему подачи документов, с помощью которой любую бумагу сможет легко найти кто угодно и в любое время. Безопасность имеет решающее значение, так как нет смысла иметь замечательную систему хранения только для того, чтобы увидеть, как она сгорает в огне. Поэтому любые незаменимые документы предпочтительно помещать в огнестойкий и водонепроницаемый контейнер.
5 Документы, которые вы должны хранить
В любой чрезвычайной ситуации крайне важно быстро получить информацию. Поэтому убедитесь, что ваши защищенные документы включают:
• Свидетельства о браке и рождении
• Паспорта
• Карточки социального обеспечения
• Завещания и акты
• Действующие страховые полисы
• Титулы транспортных средств и копии лицензий
• Опись домашнего имущества
• Пароли
6 Активные и прочие бумажные файлы
Следует завести отдельные папки для ваших текущих документов и для отдельных финансовых счетов, при этом самые последние документы должны находиться спереди. Один из удобных советов по организации документов — завести отдельную папку для тех, которые требуют действий, например, счетов, подлежащих оплате. Ваша налоговая документация должна быть отделена от всего остального, например, подтверждающие чеки и счета для декларации в следующем году. Предыдущие налоговые декларации следует хранить отдельно, идентифицируя их по году.
7 Не копите бумагу
Макулатура тратит ваше время и место, поэтому при сортировке того, что вам нужно оставить, обоснуйте необходимость в этом. Всегда рекомендуется уничтожать бумаги, от которых вы избавляетесь, так как это может быть кладезем информации для любого потенциального похитителя личных данных. Еще один совет по организации документов — узнайте в своем банке о днях бесплатного уничтожения документов, спонсируемых ими.
8 Резервное копирование документов
Резервное копирование любых важных данных теперь стало общепринятой частью повседневной жизни и применимо также к вашим ценным документам. Сделайте дубликаты наборов документов, которые будут храниться в надежных источниках, всегда доступных. Обычный диск или флеш-накопитель — идеальное и удобное средство, но убедитесь, что оно правильно идентифицировано и защищено хранителем.
9 Банковская ячейка
Совет по безопасности для органайзера бумаг — банковская ячейка, которую некоторые банки предлагают как бесплатную услугу или услугу со скидкой, в противном случае годовая плата составляет около 100 долларов в год. Тем не менее, они обеспечивают удобное хранилище для документов, к которым вам не нужен частый доступ. Они могут включать копии документов из вашей домашней системы хранения или оформленное завещание.
10 Продолжайте в том же духе
Возможно, самый полезный из всех советов по организации документов заключается в том, что как только вы приложили первоначальные усилия, чтобы привести все свои документы в аккуратный, упорядоченный, отсортированный и доступный вид, не позволяйте всей этой работе пропасть даром. Сделайте это регулярным действием, чтобы поддерживать порядок. Поддерживать документы в актуальном и организованном состоянии — легкая работа, если вы делаете это как само собой разумеющееся.
По оценкам, средний американский налогоплательщик тратит около 19 часов на составление своих налоговых деклараций. Большинство офисных работников тратят около 30 минут каждую неделю на поиск документов. Это происходит из-за дезорганизации бумажной цепочки, что показывает, какую силу может иметь эффективное управление бумагами! Не будьте в рядах неорганизованных и беспорядочных. Применяйте эти советы по организации бумаг и верните себе немного времени. Есть еще советы, дамы?