Quem não poderia usar algumas dicas úteis para organizar papéis? Parece que a sociedade sem papel continuará sendo um mito, pois como gerenciar a quantidade cada vez maior de papelada gerada continua sendo uma queixa comum do proprietário médio e da pessoa de negócios. Todos devem organizar os papéis para que os documentos pessoais e relacionados a finanças sejam fáceis de encontrar - isso se aplica não apenas a você, mas a qualquer outra pessoa que possa precisar da informação. Aqui estão dicas úteis para organizar papéis para ajudá-lo a atender às demandas de acompanhar seu rastro de papel sem fim.
1 Sempre Preparado
Sempre Preparado é o lema da Guarda Costeira dos Estados Unidos, mas tem sido bem testado e comprovado por muitas gerações. Ainda pode funcionar para você hoje como uma das dicas para organizar papéis. Você nunca sabe quando ou quem vai precisar de acesso urgente a qualquer um dos seus documentos, especialmente se você não estiver por perto! Para começar a colocar a papelada em ordem, faça duas pilhas de papéis: uma que deve ser descartada e a outra para ser guardada.
2 Guardar e Descartar
Uma grande questão para muitos de nós é qual papelada precisamos guardar e o que deve ir embora. Seus contracheques mensais e extratos de contas de investimento precisam ser retidos apenas até você receber seus formulários anuais W-2 e 1099. Você pode descartar faturas de cartão de crédito, extratos bancários e contas com mais de um ano. Outros documentos que você pode transformar em papel usado incluem apólices de seguro desatualizadas e extratos anuais da Previdência Social. Depois, há aquelas garantias expiradas, manuais de instruções de produtos antigos e outros papéis que não são mais necessários e desperdiçam espaço.
3 Seja Seletivo com o Papel
Uma dica para organizar papéis importantes é garantir que eles não sejam necessários para fins fiscais; como um escritório em casa ou comprovante de outra despesa dedutível. Pode beneficiá-lo perguntar ao seu advogado e consultor financeiro qual papelada, se houver, eles têm em arquivo relacionada aos negócios com você. Além disso, confirme por quanto tempo ela é guardada!
4 Projetando um Sistema de Armazenamento Seguro
Você deve agora ter uma pilha de papéis significativamente reduzida. Agora é hora de criar um sistema de arquivamento pelo qual qualquer papelada possa ser encontrada facilmente por qualquer pessoa a qualquer momento. A segurança é crucial, pois não adianta ter um sistema de armazenamento maravilhoso apenas para vê-lo virar fumaça. Portanto, quaisquer documentos insubstituíveis devem preferencialmente ser colocados em um recipiente à prova de fogo e de água.
5 Documentos que Você Deve Guardar
Para qualquer situação de emergência, é crucial que as informações sejam obtidas rapidamente. Portanto, certifique-se de que seus documentos protegidos incluam:
• Certidões de casamento e nascimento
• Passaportes
• Cartões de Previdência Social
• Testamentos e Escrituras
• Apólices de seguro atuais
• Títulos de veículos e cópias de licenças
• Inventário do conteúdo da casa
• Senhas
6 Arquivos de Papel Ativos e Outros
Arquivos separados devem ser criados para sua papelada atual e para contas financeiras individuais, com os documentos mais recentes na frente. Uma das dicas úteis para organizar documentos é ter um arquivo separado para aqueles que exigem ação, como contas que precisam ser pagas. Sua documentação fiscal deve ser isolada de tudo o mais, por exemplo, recibos e contas de suporte para a declaração do próximo ano. As declarações de impostos anteriores devem ser mantidas separadamente, identificadas pelo ano.
7 Não Acumule Papel
Papéis inúteis desperdiçam seu tempo e espaço, portanto, ao selecionar o que você precisa guardar, justifique a necessidade disso. É sempre aconselhável triturar os papéis que você descarta, pois isso pode ser um tesouro de informações para qualquer potencial ladrão de identidade. Outra dica para organizar a papelada é entrar em contato com seu banco sobre quaisquer dias de trituração gratuita patrocinados por eles.
8 Fazendo Backup de Documentos
O backup de quaisquer dados importantes é agora uma parte aceita da vida cotidiana e também se aplica aos seus documentos valiosos. Faça conjuntos duplicados deles, para serem mantidos por fontes confiáveis que estejam sempre disponíveis. Um disco comum ou pendrive é o recurso ideal e conveniente, mas certifique-se de que esteja devidamente identificado e protegido pelo detentor.
9 Cofre de Aluguel
Uma dica de segurança para um organizador de papéis é um cofre de aluguel, que alguns bancos oferecem como um serviço gratuito ou com desconto; caso contrário, a taxa anual é de cerca de US$ 100 por ano. No entanto, eles fornecem um recurso de armazenamento conveniente para documentos aos quais você não precisa de acesso frequente. Estes podem incluir cópias dos documentos do seu sistema de armazenamento doméstico ou um testamento executado.
10 Continue Assim
Possivelmente a mais útil de todas as dicas para organizar a papelada é que, uma vez que você tenha feito o esforço inicial para deixar todos os seus documentos limpos, arrumados, selecionados e acessíveis, não deixe todo esse trabalho ser desperdiçado. Torne uma ação regular mantê-lo organizado. Manter a papelada atualizada e organizada é um trabalho fácil se você o fizer naturalmente.
Estima-se que o contribuinte americano médio gaste cerca de 19 horas compilando suas declarações de impostos. A maioria dos funcionários de escritório gasta cerca de 30 minutos por semana procurando papelada. Isso se deve à desorganização da cadeia de papel, o que mostra o poder que uma gestão de papel eficaz poderia ter! Não esteja nas fileiras dos desorganizados e desordenados. Implemente estas dicas para organizar papéis e recupere algum tempo. Mais alguma dica, senhoras?