¿Quién no podría usar algunos consejos prácticos para organizar papeles? Parece que la sociedad sin papel seguirá siendo un mito porque la forma de gestionar la cantidad cada vez mayor de papeleo generado sigue siendo una queja común del propietario de vivienda y del empresario promedio. Todo el mundo debería organizar los papeles para que los documentos personales y relacionados con las finanzas sean fáciles de encontrar; esto se aplica no solo a usted, sino a cualquier otra persona que pueda necesitar la información. Aquí hay consejos útiles para organizar papeles que le ayudarán a cumplir con las demandas de llevar un seguimiento de su rastro de papel interminable.
1 Siempre preparados
Siempre preparados es el lema de los Guardacostas de los Estados Unidos, pero ha sido bien probado y comprobado durante muchas generaciones. Todavía puede funcionar para usted hoy como uno de los consejos para organizar papeles. ¡Nunca se sabe cuándo o quién va a necesitar acceso urgente a cualquiera de sus documentos, especialmente si usted no está cerca! Para comenzar a poner el papeleo en orden, haga dos pilas de papeles: una que deba desecharse y la otra para conservar.
2 Conservar y desechar
Una gran pregunta para muchos de nosotros es qué papeleo necesitamos conservar y qué debe irse. Sus cheques de pago mensuales y los estados de cuenta de inversión solo deben conservarse hasta que reciba sus formularios anuales W-2 y 1099. Puede deshacerse de los estados de cuenta de tarjetas de crédito, extractos bancarios y facturas que tengan más de un año de antigüedad. Otros documentos que puede convertir en papel de desecho incluyen pólizas de seguro obsoletas y estados anuales del Seguro Social. Luego están esas garantías vencidas, manuales de instrucciones para productos antiguos y otros papeles que ya no se necesitan y que desperdician espacio.
3 Sea selectivo con el papel
Un consejo para organizar papeles importantes es asegurarse de que no sean necesarios para fines fiscales; como una oficina en casa o prueba de otro gasto deducible. Podría beneficiarle preguntar a su abogado y asesor financiero qué papeleo, si es que tienen alguno, tienen archivado relacionado con sus negocios con usted. Además, ¡confirme cuánto tiempo se conserva!
4 Diseñar un sistema de almacenamiento seguro
Ahora debería tener una pila de papeles significativamente reducida. Ahora es el momento de crear un sistema de archivo mediante el cual cualquier papeleo pueda ser encontrado fácilmente por cualquier persona en cualquier momento. La seguridad es crucial, ya que de nada sirve tener un sistema de almacenamiento maravilloso solo para verlo esfumarse en humo. Por lo tanto, cualquier documento insustituible preferiblemente debe colocarse en un contenedor a prueba de fuego y agua.
5 Documentos que debe conservar
Para cualquier situación de emergencia, es crucial que la información se obtenga rápidamente. Por lo tanto, asegúrese de que sus documentos asegurados incluyan:
• Certificados de matrimonio y nacimiento
• Pasaportes
• Tarjetas de Seguro Social
• Testamentos y Escrituras
• Pólizas de seguro actuales
• Títulos de vehículos y copias de licencias
• Inventario del contenido del hogar
• Contraseñas
6 Archivos de papel activos y otros
Se deben crear archivos separados para su papeleo actual y para las cuentas financieras individuales, con los documentos más recientes al frente. Uno de los consejos prácticos para organizar documentos es tener un archivo separado para aquellos que requieren acción, como las facturas que deben pagarse. Su documentación fiscal debe estar aislada de todo lo demás, por ejemplo, los recibos y facturas de respaldo para la declaración del próximo año. Las declaraciones de impuestos anteriores deben mantenerse por separado, identificadas por su año.
7 No acumule papel
Los papeles de desecho desperdician su tiempo y espacio, por lo que al clasificar lo que necesita conservar, justifique la necesidad de ello. Siempre es recomendable triturar los papeles que desecha, ya que esto podría ser un tesoro de información para cualquier potencial ladrón de identidad. Otro consejo para organizar el papeleo es consultar con su banco sobre cualquier día de trituración gratuito patrocinado por ellos.
8 Copia de seguridad de documentos
La copia de seguridad de cualquier dato importante es ahora una parte aceptada de la vida cotidiana y también es aplicable a sus documentos valiosos. Haga juegos duplicados de ellos, para que sean guardados por fuentes confiables que estén siempre disponibles. Un disco o unidad flash ordinaria es la instalación ideal y conveniente, pero asegúrese de que esté debidamente identificado y asegurado por el titular.
9 Caja de seguridad
Un consejo de seguridad para un organizador de papel es una caja de seguridad, que algunos bancos ofrecen como un servicio gratuito o con descuento; de lo contrario, la tarifa anual es de unos 100 dólares al año. Sin embargo, proporcionan una instalación de almacenamiento conveniente para documentos a los que no necesita acceso frecuente. Estos podrían incluir copias de los documentos de su sistema de almacenamiento doméstico o un testamento ejecutado.
10 Manténgalo en marcha
Posiblemente el más útil de todos los consejos para organizar el papeleo es que una vez que haya hecho el esfuerzo inicial para tener todos sus documentos limpios, ordenados, clasificados y accesibles, no deje que todo ese trabajo se desperdicie. Conviértalo en una acción regular para mantenerlo organizado. Mantener el papeleo actualizado y organizado es un trabajo fácil si lo hace de forma natural.
Se ha estimado que el contribuyente estadounidense promedio pasa unas 19 horas compilando sus declaraciones de impuestos. La mayoría de los trabajadores de oficina pasan unos 30 minutos cada semana buscando papeleo. Esto se debe a la desorganización de la cadena de papel, lo que muestra el poder que podría tener una gestión de papel eficaz. No esté en las filas de los desorganizados y desordenados. Implemente estos consejos para organizar papeles y recupere algo de tiempo. ¿Algún consejo más, señoras?